Verordnung der Bundesministerin für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort, mit der Ausbildungsvorschriften für den Lehrberuf Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin (Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin-Ausbildungsordnung) erlassen werden
73. Verordnung der Bundesministerin für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort, mit der Ausbildungsvorschriften für den Lehrberuf Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin (Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin-Ausbildungsordnung) erlassen werden
Auf Grund des § 8 des Berufsausbildungsgesetzes (BAG), BGBl. Nr. 142/1969, zuletzt geändert durch das Bundesgesetz BGBl. I Nr. 32/2018, wird verordnet:
Lehrberuf Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin
§ 1.
(1) Der Lehrberuf Verwaltungsassistent/Verwaltungsassistentin ist mit einer Lehrzeit von drei Jahren eingerichtet.
(2) In den Lehrverträgen, Lehrzeugnissen, Lehrabschlussprüfungszeugnissen und Lehrbriefen ist der Lehrberuf in der dem Geschlecht des Lehrlings entsprechenden Form (Verwaltungsassistent bzw. Verwaltungsassistentin) zu bezeichnen.
Berufsprofil
§ 2.
(1) Mit dem positiven Abschluss der Lehrabschlussprüfung und der Berufsschule verfügt der Verwaltungsassistent/die Verwaltungsassistentin über folgende berufliche Kompetenzen:
| 1. | Fachliche Kompetenzbereiche: |
| a) | Allgemeine Verwaltung |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin ? Allgemeine Verwaltung führt Verwaltungsaufgaben auf Basis der geltenden Rechtsvorschriften aus. Dazu gehören unter anderem Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Geschäftsstücken (zB Sachverhaltsprüfungen, Berechnungen) sowie die Erstellung von Schriftstücken (zB Stellungnahmen, Bescheide, Sachverhaltsdarstellungen). Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin informiert und berät Kunden (zB Klienten, Bürger, Patienten, Kollegen aus anderen Abteilungen, Geschäftsbereichen bzw. Referaten). Er/Sie bearbeitet Anfragen von Kunden und geht mit Beschwerden und Eingaben kompetent um. Er/Sie hält die Regelungen zur Amtsverschwiegenheit und zur Auskunftspflicht ein. | |
| b) | Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin verfügt über Kenntnisse des Beschaffungswesens sowie der Inventar- und Materialverwaltung und bearbeitet verschiedene Aufgaben in diesem Bereich. So ermittelt er/sie den Bedarf an Inventargegenständen sowie Material und erkennt den Bedarf an Dienstleistungen in seinem/ihrem Aufgabenbereich. Er/Sie vergleicht Angebote verschiedener Anbieter, trifft eine begründete Vorauswahl und wirkt bei Warenbestellungen bzw. bei der Beauftragung von Dienstleistungen mit. Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin nimmt Waren seines/ihres Aufgabenbereichs an und inventarisiert bzw. verwaltet diese fachgerecht. Er/Sie kontrolliert Rechnungen und setzt bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen angemessene Maßnahmen. | |
| c) | Öffentliches Rechnungswesen |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin führt Arbeiten im öffentlichen Rechnungswesen durch. Dazu zählen die Belegorganisation, die Prüfung von Belegen sowie deren Vorbereitung für die Verbuchung. Ebenso wirkt er/sie am Zahlungsverkehr mit. Darüber hinaus erfasst der Verwaltungsassistent/die Verwaltungsassistentin Daten für die Kennzahlerstellung und bereitet Statistiken auf. | |
| d) | Öffentlichkeitsarbeit |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin verfügt über Kenntnisse der Öffentlichkeitsarbeit der öffentlichen Verwaltung und beteiligt sich darauf aufbauend an der Gestaltung von Kommunikationsmitteln (zB Newsletter, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge). Er/Sie erstellt zB kurze Texte bzw. bearbeitet Textbausteine und übernimmt Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten. Darüber hinaus arbeitet er/sie am Außenauftritt der öffentlichen Verwaltungsorganisation mit. | |
| e) | Office-Management |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin erfüllt vielfältige Aufgaben im Rahmen der Kommunikation. Dazu zählt insbesondere der Brief- bzw. E-Mail-Verkehr, bei dem er/sie die Textgestaltung unter Berücksichtigung von Vorgaben (zB Corporate Design) erledigt. Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin übernimmt das Terminmanagement und organisiert Besprechungen, Meetings und Dienstreisen. Er/Sie erledigt auch den Postein- und -ausgang. Er/Sie nutzt die Ausstattung seines/ihres Arbeitsbereichs kompetent. | |
| 2. | Fachübergreifende Kompetenzbereiche: |
| Zur Erfüllung dieser fachlichen Aufgaben setzt der Verwaltungsassistent/die Verwaltungsassistentin folgende fachübergreifende Kompetenzen ein: | |
| a) | Arbeiten im betrieblichen und beruflichen Umfeld |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin verfügt über grundlegende Kenntnisse betriebs- und volkswirtschaftlicher sowie ökologischer Zusammenhänge, um seine/ihre Tätigkeiten effizient und nachhaltig zu organisieren und auszuführen. Er/Sie agiert innerhalb der Aufbau- und Ablauforganisation selbst-, sozial- und methodenkompetent und bearbeitet die ihm/ihr übertragenen Aufgaben lösungsorientiert sowie situationsgerecht auf Basis seines/ihres Verständnisses für Intrapreneurship. Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin kommuniziert zielgruppenorientiert, berufsadäquat auch auf Englisch, und agiert kundenorientiert. Darüber hinaus berücksichtigt der Verwaltungsassistent/die Verwaltungsassistentin berufsethische Grundlagen. | |
| b) | Qualitätsorientiertes, sicheres und nachhaltiges Arbeiten |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin wendet die Grundsätze des Qualitätsmanagements an und bringt sich in die Weiterentwicklung der entsprechenden Standards ein. Er/Sie reflektiert sein/ihr eigenes Vorgehen und nutzt die daraus gewonnenen Erkenntnisse in seinem/ihrem Aufgabenbereich. Er/Sie beachtet die rechtlichen Regelungen und jene der öffentlichen Verwaltungsorganisation für seine/ihre persönliche Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und handelt bei Unfällen und Verletzungen situationsgerecht. Im Rahmen seines/ihres Aufgabenbereiches berücksichtigt er/sie wesentliche ökologische Auswirkungen seiner/ihrer Tätigkeit und handelt somit nachhaltig und ressourcenschonend. | |
| c) | Digitales Arbeiten |
| Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin wählt im Rahmen der rechtlichen Vorgaben und jener der öffentlichen Verwaltungsorganisation die für seine/ihre Aufgaben am besten geeignete/n digitalen Geräte, Software und digitalen Kommunikationsformen aus und nutzt diese effizient. Er/Sie beschafft auf digitalem Weg die für die Aufgabenbearbeitung erforderlichen internen und externen Informationen. Der Verwaltungsassistent/Die Verwaltungsassistentin agiert auf Basis seiner/ihrer digitalen Kompetenz zielgerichtet und verantwortungsbewusst. Dazu zählt vor allem der sensible und sichere Umgang mit Daten unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben und jener der öffentlichen Verwaltungsorganisation (zB Datenschutzgrundverordnung). |
Berufsbild
§ 3.
(1) Zum Erwerb der im Berufsprofil angeführten beruflichen Kompetenzen wird das folgende Berufsbild mit Kenntnissen und Fertigkeiten in Form von Ausbildungszielen festgelegt.
(2) Das Berufsbild gliedert sich in fachübergreifende und fachliche Kompetenzbereiche.
(3) Die fachlichen Kompetenzbereiche sind nach Lehrjahren gegliedert. Die in den Kompetenzbereichen angeführten Kenntnisse und Fertigkeiten sind spätestens bis zum Ende des jeweils angeführten Lehrjahres zu vermitteln.
(4) Die fachübergreifenden Kompetenzbereiche sind während der gesamten Lehrzeit zu berücksichtigen und zu vermitteln.
(5) Fachübergreifende Kompetenzbereiche sind:
| 1. Kompetenzbereich: Arbeiten im Lehrbetrieb und im beruflichen Umfeld | |
| 1.1 Aufbau- und Ablauforganisation des Lehrbetriebs | |
| Er/Sie kann? | |
| 1.1.1 | sich in den Räumlichkeiten des Lehrbetriebs zurechtfinden. |
| 1.1.2 | die wesentlichen Aufgaben der verschiedenen Bereiche des Lehrbetriebs erklären. |
| 1.1.3 | die Zusammenhänge der einzelnen Bereiche und Prozesse des Lehrbetriebs darstellen. |
| 1.1.4 | die wichtigsten Verantwortlichen nennen und seine/ihre Ansprechpartner/innen im Lehrbetrieb erreichen. |
| 1.1.5 | die Vorgaben der Ablauforganisation und des Prozessmanagements des Lehrbetriebs bei der Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben berücksichtigen. |
| 1.1.6 | das politische Umfeld der öffentlichen Verwaltung erklären. |
1.2 Leistungsspektrum und Eckdaten des Lehrbetriebs
Er/Sie kann?
| 1.2.1 | das Leistungsangebot des Lehrbetriebs beschreiben. |
| 1.2.2 | das Leitbild bzw. die Ziele des Lehrbetriebs erklären. |
| 1.2.3 | die Struktur des Lehrbetriebs beschreiben (zB Größenordnung, Tätigkeitsfelder, Verwaltungsstruktur). |
1.3 Branche des Lehrbetriebs
Er/Sie kann?
| 1.3.1 | einen Überblick über die Branche des Lehrbetriebs geben (zB Überblick über die öffentliche Verwaltung in Österreich, Sozialversicherungssystem in Österreich). |
| 1.3.2 | die Position des Lehrbetriebs in der Branche darstellen. |
| 1.3.3 | zentrale Aufgaben der österreichischen Sozialpartner darstellen (zB kollektivvertragliche und besoldungsrechtliche Verhandlungen). |
1.4 Ziel und Inhalte der Ausbildung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
Er/Sie kann?
| 1.4.1 | den Ablauf seiner/ihrer Ausbildung im Lehrbetrieb erklären (zB Inhalte und Ausbildungsfortschritt). |
| 1.4.2 | Grundlagen der Lehrlingsausbildung erklären (zB Ausbildung im Lehrbetrieb und in der Berufsschule, Bedeutung und Wichtigkeit der Lehrabschlussprüfung). |
| 1.4.3 | die Notwendigkeit der lebenslangen Weiterbildung erkennen und sich mit konkreten Weiterbildungsangeboten auseinandersetzen. |
1.5 Rechte, Pflichten und Arbeitsverhalten
Er/Sie kann?
| 1.5.1 | auf Basis der gesetzlichen Rechte und Pflichten als Lehrling seine/ihre Aufgaben erfüllen. |
| 1.5.2 | Arbeitsgrundsätze wie Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Pünktlichkeit etc. einhalten und sich mit seinen/ihren Aufgaben im Lehrbetrieb identifizieren. |
| 1.5.3 | sich nach den Vorgaben des Lehrbetriebs verhalten. |
| 1.5.4 | eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung interpretieren (anhand seiner/ihrer Lehrlingsentschädigung sowie eines anonymisierten Personalverrechnungs-Abrechnungsbeleges |
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