Verordnung der Bundesministerin für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort, mit der Ausbildungsvorschriften für den Lehrberuf Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin (Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin-Ausbildungsordnung) erlassen werden
63. Verordnung der Bundesministerin für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort, mit der Ausbildungsvorschriften für den Lehrberuf Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin (Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin-Ausbildungsordnung) erlassen werden
Auf Grund des § 8 des Berufsausbildungsgesetzes (BAG), BGBl. Nr. 142/1969, zuletzt geändert durch das Bundesgesetz BGBl. I Nr. 32/2018, wird verordnet:
Lehrberuf Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin
§ 1.
(1) Der Lehrberuf Kanzleiassistent/Kanzleiassistentin ist als Schwerpunktlehrberuf mit einer Lehrzeit von drei Jahren eingerichtet.
(2) Neben dem für alle Lehrlinge verbindlichen allgemeinen Teil ist einer der folgenden Schwerpunkte auszubilden:
| 1. | Rechtsanwaltskanzlei, |
| 2. | Notariatskanzlei. |
(3) Eine Kombination mit dem anderen Schwerpunkt ist nicht möglich, es können aber einzelne Inhalte des anderen Schwerpunkts zusätzlich ausgebildet werden.
(4) In den Lehrverträgen, Lehrzeugnissen, Lehrabschlussprüfungszeugnissen und Lehrbriefen ist der Lehrberuf in der dem Geschlecht des Lehrlings entsprechenden Form (Kanzleiassistent bzw. Kanzleiassistentin) zu bezeichnen.
(5) Die Schwerpunktausbildung ist jedenfalls im Lehrvertrag und im Lehrabschlussprüfungszeugnis durch einen entsprechenden Hinweis neben der Bezeichnung des Lehrberufs zu vermerken.
Berufsprofil
§ 2.
(1) Mit dem positiven Abschluss der Lehrabschlussprüfung und der Berufsschule verfügt der Kanzleiassistent/die Kanzleiassistentin über folgende berufliche Kompetenzen:
| 1. | Gemeinsame fachliche Kompetenzbereiche: |
| a) | Kanzleiassistenz |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin verfügt über Grundkenntnisse im Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und einschlägigem Standesrecht. Darüber hinaus verfügt er/sie über grundlegende Kenntnisse im Allgemeinen Bürgerlichen Recht, Unternehmens- und Abgaberecht, um seine/ihre Aufgaben kompetent ausführen zu können. Zu diesen Aufgaben zählt neben der Post- und Terminverwaltung die Aktenführung: Er/Sie nimmt Aktenzuordnungen vor, prüft und berechnet Fristen und überwacht deren Vormerkung sowie Einhaltung. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin kann zudem Informationen beschaffen und im richtigen Akt verwalten. Er/Sie bereitet bei Aufnahme eines neuen Klienten sowie für bestehende Klienten die notwendigen (standes-)rechtlichen Schritte vor. | |
| b) | Office-Management |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin erfüllt vielfältige Aufgaben im Rahmen der betrieblichen Kommunikation. Dazu zählt insbesondere der Brief- bzw. E-Mail-Verkehr mit internen und externen Personen und das Schreiben nach Diktat, bei dem er/sie die Textgestaltung unter Berücksichtigung betriebsinterner Vorgaben (zB Corporate Design) erledigt. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin organisiert auch Besprechungen, Meetings und Dienstreisen und unterstützt beim Empfang und bei Besprechungen. Er/Sie ermittelt den Bedarf an Büromaterial, wirkt bei Warenbestellungen mit, nimmt die Waren an und kontrolliert die Rechnungen. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin nutzt die Ausstattung seines/ihres Arbeitsbereichs kompetent. | |
| c) | Marketing |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin verfügt über Kenntnisse des Marketings und beteiligt sich darauf aufbauend an der Gestaltung betrieblicher Kommunikationsmittel (zB Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge): Er/Sie erstellt zB kurze Texte bzw. bearbeitet Textbausteine und übernimmt Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten. Darüber hinaus wirkt er/sie an Veranstaltungen im Rahmen des betrieblichen Außenauftritts mit. | |
| d) | Betriebliches Rechnungswesen |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin führt Arbeiten im betrieblichen Rechnungswesen auf Grundlage seiner/ihrer Kenntnisse in den einzelnen Teilbereichen des Rechnungswesens durch. Dazu zählen in der Buchführung die Organisation und Prüfung von Belegen. Ebenso wirkt er/sie am betrieblichen Zahlungsverkehr mit. Darüber hinaus übernimmt der Kanzleiassistent/die Kanzleiassistentin Aufgaben im Rahmen der Datenaufbereitung (Arbeiten mit Statistiken). | |
| 2. | Schwerpunktbezogene fachliche Kompetenzbereiche: |
| a) | Rechtsanwaltskanzleiassistenz |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin ? Rechtsanwaltskanzlei verfügt über Grundkenntnisse im Mahn-, Insolvenz- und Exekutionsrecht, um seine/ihre Aufgaben kompetent ausführen zu können. Er/Sie bereitet einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klienten, andere Parteien und Parteienvertreter vor. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin arbeitet darüber hinaus unter Aufsicht des Rechtsanwalts bei einfachen Verfahren (zB Mahn-, Exekutions-, Insolvenzverfahren), Anträgen (zB für das Firmen- und Grundbuch), Erklärungen (zB Abgabenerklärungen) und Anmeldungen (zB Marken-, Musteranmeldungen) bei Gerichten und Behörden mit. Er/Sie bereitet Abrechnungen und Honorarnoten vor und arbeitet beim betrieblichen Zahlungs- und Mahnwesen mit. | |
| b) | Notariatskanzleiassistenz |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin ? Notariatskanzlei verfügt über Grundkenntnisse im Erbrecht und Verlassenschaftsverfahren, Erwachsenenschutz-, Miet-, Liegenschafts- und Gesellschaftsrecht, um seine/ihre Aufgaben kompetent ausführen zu können. Er/Sie bereitet einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, Klienten, andere Parteien und Parteienvertreter vor. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin arbeitet darüber hinaus bei einfachen Verfahren (zB Verlassenschaftsverfahren, Unterhaltsverfahren, einvernehmliche Scheidung, Adoption), im Urkundenwesen (zB Registererfassungen, Beglaubigungsurkunden), bei Anträgen (zB für das Firmen- und Grundbuch), Erklärungen (zB Abgabenerklärungen) und Anmeldungen (zB Marken-, Musteranmeldungen) bei Gerichten und Behörden unter Überwachung des Notars mit. Er/Sie bereitet Abrechnungen und Honorarnoten vor und arbeitet beim betrieblichen Zahlungs- und Mahnwesen mit. | |
| 3. | Fachübergreifende Kompetenzbereiche: |
| Zur Erfüllung dieser fachlichen Aufgaben setzt der Kanzleiassistent/die Kanzleiassistentin folgende fachübergreifende Kompetenzen ein: | |
| a) | Arbeiten im betrieblichen und beruflichen Umfeld |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin verfügt über grundlegende Kenntnisse des betrieblichen Leistungsspektrums sowie betriebs- und volkswirtschaftlicher sowie ökologischer Zusammenhänge, um seine/ihre Tätigkeiten effizient und nachhaltig zu organisieren, auszuführen und nach den Interessen des Betriebs im Sinne von Intrapreneurship auszurichten. Er/Sie agiert innerhalb der betrieblichen Aufbau- und Ablauforganisation selbst-, sozial- und methodenkompetent und bearbeitet die ihm/ihr übertragenen Aufgaben lösungsorientiert und situationsgerecht. Darüber hinaus kommuniziert er/sie zielgruppenorientiert, berufsadäquat auch auf Englisch, und agiert klientenorientiert. | |
| b) | Qualitätsorientiertes, sicheres und nachhaltiges Arbeiten |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin wendet die Grundsätze des betrieblichen Qualitätsmanagements an und bringt sich in die Weiterentwicklung der betrieblichen Standards ein. Er/Sie reflektiert sein/ihr eigenes Vorgehen und nutzt die daraus gewonnenen Erkenntnisse in seinem/ihrem Aufgabenbereich. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin beachtet die rechtlichen und betrieblichen Regelungen für seine/ihre persönliche Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz und handelt bei Unfällen und Verletzungen situationsgerecht. Im Rahmen seines/ihres Aufgabenbereiches berücksichtigt er/sie wesentliche ökologische Auswirkungen seiner/ihrer Tätigkeit und handelt somit nachhaltig und ressourcenschonend. | |
| c) | Digitales Arbeiten |
| Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin wählt im Rahmen der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben die für seine/ihre Aufgaben am besten geeignete/n digitalen Geräte, betriebliche Software und digitalen Kommunikationsformen aus und nutzt diese effizient. Er/Sie beschafft auf digitalem Weg die für die Aufgabenbearbeitung erforderlichen betriebsinternen und -externen Informationen. Der Kanzleiassistent/Die Kanzleiassistentin agiert auf Basis seiner/ihrer digitalen Kompetenz zielgerichtet und verantwortungsbewusst. Dazu zählt vor allem der sensible und sichere Umgang mit Daten unter Berücksichtigung der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben (zB Datenschutzgrundverordnung). |
Berufsbild
§ 3.
(1) Zum Erwerb der im Berufsprofil angeführten beruflichen Kompetenzen wird das folgende Berufsbild mit Kenntnissen und Fertigkeiten in Form von Ausbildungszielen festgelegt.
(2) Das Berufsbild gliedert sich in fachübergreifende und fachliche Kompetenzbereiche.
(3) Die fachlichen Kompetenzbereiche sind nach Lehrjahren gegliedert. Die in den Kompetenzbereichen angeführten Kenntnisse und Fertigkeiten sind spätestens bis zum Ende des jeweilig angeführten Lehrjahres zu vermitteln.
(4) Die fachübergreifenden Kompetenzbereiche sind während der gesamten Lehrzeit zu berücksichtigen und zu vermitteln.
(5) Fachübergreifende Kompetenzbereiche sind:
| 1. Kompetenzbereich: Arbeiten im betrieblichen und beruflichen Umfeld | |
| 1.1 Betriebliche Aufbau- und Ablauforganisation | |
| Er/Sie kann? | |
| 1.1.1 | sich in den Räumlichkeiten des Lehrbetriebs zurechtfinden. |
| 1.1.2 | die wesentlichen Aufgaben der verschiedenen Bereiche des Lehrbetriebs erklären. |
| 1.1.3 | die Zusammenhänge der einzelnen Betriebsbereiche sowie der betrieblichen Prozesse darstellen. |
| 1.1.4 | die wichtigsten Verantwortlichen nennen (zB Geschäftsführer/in, Partner) und seine/ihre wichtigsten Ansprechpartner/innen im Lehrbetrieb erreichen. |
| 1.1.5 | die Vorgaben der betrieblichen Ablauforganisation und des Prozessmanagements bei der Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben berücksichtigen. |
1.2 Leistungsspektrum und Eckdaten des Lehrbetriebs
Er/Sie kann?
| 1.2.1 | das betriebliche Leistungsangebot beschreiben. |
| 1.2.2 | das Leitbild bzw. die Ziele des Lehrbetriebs erklären. |
| 1.2.3 | die Struktur des Lehrbetriebs beschreiben (zB |
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